Controle de estoque no restaurante: como fazer na prática

Controle de estoque é registrar tudo o que entra, sai e se perde da cozinha, para que o número no sistema bata com o que existe na prateleira. Sem esse registro, você só descobre o problema quando falta um ingrediente no meio do serviço ou quando o CMV do mês sobe sem explicação. O método não precisa ser complicado: três tipos de movimento, uma contagem periódica e um mínimo definido para cada item.

Os três tipos de movimento

Todo movimento do estoque cai em um de três tipos. Se cada um tiver registro próprio, fica fácil achar onde a conta falhou.

• Entrada: compra de fornecedor, sempre com nota. Registre quantidade, valor e data.

• Saída: venda ou uso na produção. Em uma operação com ficha técnica, a saída do prato dá baixa automática nos ingredientes usados.

• Ajuste: perda, quebra, vencimento ou erro. O ajuste sempre pede o motivo, porque é ele que mostra se o problema é de preparo, de armazenagem ou de compra.

Se a saída de venda e a de produção ficarem misturadas com ajustes, você perde a visão do que realmente foi usado.

Contagem física: o que o sistema não enxerga

O sistema só sabe o que foi registrado. A contagem física mostra o que existe. A diferença entre os dois é o dado mais importante do controle.

Faça a contagem no mesmo dia e horário, de preferência antes da abertura ou depois do fechamento. Itens caros, como carne e bebida, costumam pedir contagem semanal. Os demais podem ser contados uma vez por mês. O que mais aparece na diferença:

• venda que saiu sem ter sido registrada;

• desperdício que não virou ajuste;

• desvio;

• erro de quantidade na entrada.

Quando a diferença aparece, não basta corrigir o número. Vale anotar o motivo provável, porque é esse registro que vai orientar a ação no mês seguinte.

Estoque mínimo: quando comprar

Cada item deve ter uma quantidade mínima, que dispara a compra. Para definir, considere dois dados: o consumo médio por dia e o prazo de entrega do fornecedor.

Um exemplo inventado para mostrar a conta: o restaurante consome 5 kg de queijo por dia e o fornecedor entrega em 2 dias. O mínimo seria 10 kg, o consumo durante a entrega. Some uma margem para atraso ou consumo acima do normal, e o número fica seguro. Ajuste o mínimo sempre que o movimento do item mudar, principalmente em temporada alta ou quando um prato entra ou sai do cardápio.

Organize a prateleira: primeiro que vence, primeiro que sai

O PVPS (primeiro que vence, primeiro que sai) é a regra de organização da câmara e da despensa: o que vence antes fica na frente e é usado primeiro. Na prática, isso reduz vencimento, que aparece no registro como ajuste. Etiquete com a data de entrada ou de validade e coloque o item novo atrás do antigo.

Curva ABC: onde concentrar o cuidado

Em muitas cozinhas, poucos itens concentram a maior parte do valor do estoque. A curva ABC separa esses itens dos demais. Os itens A, que pesam mais no valor total, merecem contagem frequente, mínimo bem calculado e fornecedor comparado. Os itens C podem ter controle mais simples, com contagem mensal. Não precisa ser uma planilha complexa: basta listar os itens pelo valor gasto no mês e marcar onde a soma passa de metade do total.

Um fluxo simples para a rotina

1. Registre toda entrada no mesmo dia em que a mercadoria chega.

2. Dê baixa nas saídas por venda e produção ao fechar o pedido.

3. Anote todo ajuste com o motivo, no momento em que acontece.

4. Faça a contagem dos itens A na semana e dos demais no mês.

5. Compare o saldo com a contagem e investigue a diferença.

6. Revise o mínimo dos itens que mais oscilaram.

Esse ciclo também alimenta outras contas. O CMV depende do estoque inicial e final, e a ficha técnica depende do custo real de cada ingrediente.

Perguntas frequentes

Preciso de sistema para controlar o estoque?

Não é obrigatório, mas controlar só de cabeça ou em caderno costuma falhar quando a equipe cresce. Se você já tem o registro de entrada, saída e ajuste num sistema, a baixa das vendas fica automática e o saldo bate mais fácil com a prateleira. O mais importante é que os três tipos de movimento sejam registrados sempre, do mesmo jeito.

A contagem precisa ser toda semana?

Para itens caros e de giro alto, sim. Para o restante, a contagem mensal costuma bastar. O que importa é que seja no mesmo dia e horário, para comparar com justiça.

Por que o saldo do sistema não bate com a prateleira?

Quase sempre por venda sem registro, desperdício não anotado, erro de entrada ou desvio. Investigue a diferença item a item antes de só ajustar o número.

Para continuar lendo

• Como calcular o CMV do restaurante, passo a passo

• Como reduzir desperdício na cozinha

• Ficha técnica de restaurante: como montar

Estoque com entrada, ajuste e baixa automática

No Pede a Conta, o estoque tem entrada, ajuste com motivo e baixa automática quando a venda fecha. O saldo é a soma de um livro de movimentos, então dois celulares vendendo o mesmo produto não apagam a baixa um do outro. Cada produto pode ter estoque mínimo, e o filtro "abaixo do mínimo" mostra o que precisa de compra. O resumo do dia também lista esses itens. O sistema roda no navegador do celular, sem instalar nada.

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Fontes

• Sebrae: conteúdos para empreendedores

• Resolução RDC 216/2004 da Anvisa, boas práticas para serviços de alimentação

Os valores deste artigo são exemplos para mostrar a conta; use os números do seu restaurante.