LGPD no restaurante: como guardar os dados dos clientes

A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD, Lei 13.709/2018) se aplica a qualquer empresa que guarda dados de pessoas físicas, e o restaurante entra nessa regra no momento em que anota um telefone para confirmar reserva, salva um endereço de entrega ou registra o aniversário de um cliente habitual. Não é preciso ter um sistema grande para isso: o caderno de encomendas e a planilha de clientes também são tratamento de dados (ou seja, qualquer coisa que você faz com esses dados, como anotar, guardar ou consultar). A boa notícia é que a lei pede coisas razoáveis: guardar só o necessário, ter um motivo claro, proteger o que guarda e respeitar o que o cliente pede.

Quais dados o restaurante trata

Os dados mais comuns numa casa de comida são nome, telefone, e-mail, endereço de entrega, aniversário e, em alguns casos, CPF para nota fiscal. Se você não precisa do CPF para atender o pedido, não precisa pedir esse dado. Todos são dados pessoais, mesmo quando o cliente só deu o primeiro nome.

Nem todo dado pede o mesmo cuidado. O endereço de quem pediu delivery precisa ficar guardado para a entrega acontecer. Já a data de aniversário e o número de telefone para campanha de marketing precisam de uma justificativa que o cliente conheça e aceite.

Os princípios que valem no dia a dia

A lei pede três coisas que cabem na rotina de qualquer casa:

• Necessidade: colete só o que você usa. Se não precisa do CPF para atender a mesa, não peça.

• Finalidade: o dado serve para um fim que você informa ao cliente. Usar o telefone do pedido para mandar propaganda sem avisar foge da finalidade.

• Segurança: proteja o acesso ao que guarda, principalmente quando a lista circula entre pessoas.

Quando é preciso consentimento

A base legal muda conforme o uso:

• Entregar o pedido: o cliente pediu uma entrega, e o endereço serve para executar esse pedido. Não precisa de consentimento extra para isso.

• Mandar promoção: aqui o consentimento tem de ser claro e específico, pedido em separado do aceite de qualquer outra coisa. Não vale deixar a opção marcada por padrão.

Quando o cliente disser não, respeite e registre a escolha. Toda mensagem de promoção deve trazer um jeito fácil de parar de receber, como um link ou uma instrução simples de resposta.

Os direitos do cliente

O titular dos dados pode:

• saber quais dados o restaurante tem sobre ele;

• corrigir dados errados ou desatualizados;

• pedir para apagar os dados;

• revogar o consentimento dado para promoções.

Você precisa ter um jeito de atender esses pedidos. Quando alguém pede para apagar o cadastro, apague o que não precisa mais guardar; se houver obrigação legal de manter algum registro (como a nota fiscal), explique isso ao cliente.

Como proteger a lista de clientes

Os cuidados práticos são simples:

• não deixe a lista de clientes em caderno aberto no balcão;

• evite planilha compartilhada com acesso para qualquer funcionário;

• dê acesso a cada pessoa só ao que ela precisa para trabalhar: quem atende a mesa não precisa ver o histórico de todos os clientes, e a cozinha não precisa ver dado nenhum de cliente;

• apague ou arquive cadastros que não têm mais motivo para estar guardados.

Quem fiscaliza e o que pode acontecer

A fiscalização é da Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD). As sanções previstas vão de advertência a multa de até 2% do faturamento, limitada a R$ 50 milhões por infração. Na prática, a melhor defesa é mostrar que o restaurante coleta só o necessário, pede consentimento onde ele é preciso e protege o que guarda.

Perguntas frequentes

Preciso de um termo de consentimento escrito?

A lei pede que o consentimento para promoção seja claro e específico, e que a pessoa saiba para o que está concordando. Um campo separado no cadastro, com a frase explicando o uso, resolve bem. Guardar a data em que o cliente aceitou também ajuda a comprovar. Para a forma exata de registrar, confira com o seu contador ou um advogado.

Posso usar o telefone do pedido para mandar promoção?

Só se o cliente tiver consentido para isso. Usar o número apenas para confirmar a entrega é outra finalidade, e não justifica campanha de marketing.

A LGPD vale para restaurante pequeno?

Vale para qualquer empresa que trata dados de pessoas, independentemente do porte. Detalhes sobre a sua situação variam, então vale conferir com o contador ou um advogado.

Para continuar lendo

• Como fidelizar clientes no restaurante

• Aniversário do cliente: como usar essa data

• Promoção para dia fraco

Cadastro de cliente com cuidado no Pede a Conta

No Pede a Conta, o cadastro de cliente guarda o consentimento com a data em que foi registrado. Cada papel da equipe vê só o que precisa: cozinha e totem não veem dados de cliente. Na página do cliente (loja.pedeaconta.com.br/me), ele vê os próprios dados, liga e desliga o consentimento e pode pedir para apagar. Todo e-mail de promoção traz o link para deixar de receber.

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Fontes

• Lei Geral de Proteção de Dados, Lei 13.709/2018 (Planalto)

• Autoridade Nacional de Proteção de Dados

Este texto traz uma orientação geral; as regras podem exigir análise do seu caso, então confira com o contador ou um advogado.